La Oficina de Gestión Alba Plata. Estructura organizativa. Funciones.
Para el propósito de la implementación del proyecto, se creó la Oficina de Gestión Alba Plata, unidad gestora de esta iniciativa que se integra en la propia Dirección General de Patrimonio Cultural de la Consejería de Cultura. Esta Oficina de Gestión está integrada por seis grandes áreas de trabajo (Económica, Jurídica, Arquitectónica, Arqueológica, Histórico - Artística y Turística) y un área administrativa, al frente de las cuales se encuentra un responsable.
La Oficina de Gestión es responsable de todos los aspectos de desarrollo del Proyecto así como de los informes y consultas a la propia Dirección General de Patrimonio Cultural (en lo concerniente a cuestiones técnicas relativas al proyecto) y a la Dirección General de Patrimonio Económico y Política Financiera (para las cuestiones financieras), siempre que se estime necesario.
Como responsable de la gestión, la Oficina de Gestión debe impulsar la ejecución del Proyecto, velando porque las estipulaciones del Convenio sean respetadas escrupulosamente, sobre todo el cumplimiento de los plazos, los procedimientos de contratación, el respeto a la acumulación de ayudas, así como la adecuación de las intervenciones a lo descrito para cada subproyecto. Del mismo modo, el respeto de las directivas del Consejo de la Unión Europea en materia de Medio Ambiente y cuantas otras son afectadas en este Proyecto.
El diseño y los trabajos físicos relativos a los subproyectos es subcontratado a empresas/expertos externos, estando en contacto directo de forma regular con la Unidad de Gestión, quien cuenta con la responsabilidad final y la capacidad de decisión final.
Para los aspectos de supervisión financiera se ha desarrollado un programa de trabajo por cada subproyecto que incluye fechas, presupuestos e información concreta dividida en las siguientes fases: trabajos preparatorios, diseño de los subproyectos, inicio del subproyecto y trabajos físicos de los mismos. Los apartados anteriores están subdivididos en fases más pequeñas que posibilitan una supervisión más precisa, por ejemplo, aceptación de propuestas, oferta de las contratas, selección, fechas de formalización de los contratos, visitas a las intervenciones y progresos de las mismas. El sistema utilizado es idéntico al empleado para los trabajos desarrollados por la Junta de Extremadura y demás Administraciones Públicas.
